Datenschutzhinweise für Online-Dienstleistungen der Volunteer Vision GmbH

Stand: Januar 2019

Die Volunteer Vision GmbH, Amalienstraße 87, 80799 München („Volunteer Vision“) erreichbar per E- Mail unter info@volunteer-vision.com oder telefonisch unter der +49.177.670.6937 nimmt den Schutz der personenbezogenen Daten ihrer Nutzer ernst. Datensicherheit und der Schutz von Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind Volunteer Vision ein wichtiges Anliegen.

1. Allgemeines

Volunteer Vision verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten von Nutzern ihrer Online-Dienstleistungen als Verantwortlicher, soweit Nutzer eingewilligt haben oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung oder Nutzung gestattet.
„Personenbezogene Daten“ sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen z.B. der Name, die E-Mail- Adresse und die Freizeitinteressen eines Nutzers.

2. Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung

2.1 Besuch der Webseite
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite, also wenn der Nutzer sich nicht registriert oder Volunteer Vision anderweitig Informationen übermittelt, erhebt Volunteer Vision nur die personenbezogenen Daten, die der Browser des Nutzers an den Server von Volunteer Vision übermittelt.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigtes Interesse (Art. 6 (1) f DSGVO) von Volunteer Vision. Im Rahmen der erforderlichen Interessenabwägungen hat Volunteer Vision das Interesse des Nutzers an der jeweiligen Geheimhaltung seiner personenbezogenen Daten und der Interessen von Volunteer Vision an der Bereitstellung dieser Webseite und der Kontaktaufnahme jeweils miteinander abgewogen. Das Interesse des Nutzers an der Geheimhaltung tritt dabei in beiden Fällen zurück. Volunteer Vision könnte dem Nutzer gegenüber andernfalls diese Webseite nicht bereitstellen oder auf seine Kontaktanfrage reagieren.
Wenn der Nutzer die Website von Volunteer Vision betrachten möchte, erhebt Volunteer Vision die folgenden Daten, die technisch erforderlich sind, um die Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
Jeweils übertragene Datenmenge
Website, von der die Anforderung kommt
Browser
Betriebssystem und dessen Oberfläche
Sprache und Version der Browsersoftware

2.2 Nutzung der Online-Dienstleistungen
a) Soweit der Nutzer die Mentoring-Plattform von Volunteer Vision nutzen möchte, muss er sich mittels der folgenden Angaben registrieren:

E-Mail-Adresse, um sicherstellen zu können, dass der Nutzer einer Partnerorganisation zugehörig ist und um den Nutzer für Betreuungszwecke kontaktieren zu können
Vor- und Nachname
Telefonnummer, um den Nutzer für Betreuungszwecke kontaktieren zu können
Geburtsdatum, um sicherzustellen, dass der Nutzer mindestens 16 Jahre alt ist sowie zur Berücksichtigung während des Matching-Prozesses
Anschrift, um die Zeitzone zu erfassen und geographische Nähe während des Matching-Prozesses berücksichtigen zu können
Selbstgewähltes Passwort

Volunteer Vision verwendet für die Registrierung das sog. Double-Opt-in-Verfahren, d.h. die Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn der Nutzer zuvor die Anmeldung über eine ihm zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail durch Klick auf den darin enthaltenem Link bestätigt hat. Falls die Bestätigung nicht binnen 14 Tagen erfolgt, wird die Anmeldung automatisch aus der Da- tenbank von Volunteer Vision gelöscht. Die Angabe der zuvor genannten Daten ist verpflichtend, alle weiteren Informationen kann der Nutzer freiwillig durch Nutzung der Mentoring-Plattform bereitstellen.

b) Wenn der Nutzer die Mentoring Plattform benutzt, speichert Volunteer Vision die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten bis der Nutzer seinen Zugang endgültig löscht. Weiterhin speichert Volunteer Vision die angegebenen freiwilligen Daten für die Zeit der Nutzung der Mentoring- Plattform, soweit der Nutzer diese Daten nicht zuvor löscht. Alle bei der Registrierung getätigten Angaben können im geschützten Kundenbereich verwaltet und geändert werden. Sollte der Nutzer sich mehr als ein Jahr nicht auf der Mentoring-Plattfom einloggen, werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Über diese Löschung wird der Nutzer 4 Wochen vorher per Email durch Volunteer Vision informiert. Der Nutzer kann die Löschung durch erneutes Einloggen auf der Mentoring- Plattform verhindern.
Rechtsgrundlage ist hierfür (Art. 6 (1) b DSGVO). Die Datenverarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrages erforderlich zwischen Volunteer Vision und dem Mentor bzw. Mentee.

c) Bei Benutzung der Mentoring-Plattform, können die Nutzerdaten entsprechend der Vertragsleistung anderen Teilnehmern der Mentoring-Plattform zugänglich werden. Nicht angemeldete Mitglieder erhalten keine Informationen. Für den Mentoring-Partner sind der Benutzername und Foto sichtbar, unabhängig davon, ob der Nutzer diese freigegeben hat. Demgegenüber ist das gesamte Profil mit den freigegebenen Daten für alle Mitglieder sichtbar, die der Nutzer als persönlichen Kontakt bestätigt hat. Wenn der Nutzer seinen persönlichen Kontakten Inhalte zugänglich macht, die er nicht mittels einer privaten Nachricht sendet, sind diese Inhalte für andere Teilnehmer der Mentoring-Plattform einsehbar, soweit der persönliche Kontakt des Nutzers die Freigabe zur Sichtbarkeit der Daten erteilt hat.

d) Um unberechtigte Zugriffe Dritter auf die persönlichen Daten, insbesondere Finanzdaten, zu verhindern, wird die Verbindung per TLS-Technik verschlüsselt.

2.3 Matching-relevante Daten
Volunteer Vision verwendet einen eigens entwickelten Matching-Algorithmus, um sicherzustellen, dass Nutzer entsprechend ihrer Persönlichkeit und Ziele miteinander verbunden werden. Dafür werden bestimmte, im Registrierungsprozess als erforderlich gekennzeichnete Pflichtangaben (z.B. Freizeitinteressen, Motivation und Angaben zu Studiengängen oder Berufszielen, die zeitliche Verfügbarkeit einschließlich Zeitzone) benötigt. Der Matching-Algorithmus von Volunteer Vision verbindet basierend auf diesen Angaben jeweils solche Nutzer miteinander, die einen maximalen Übereinstimmungsgrad in ihren Angaben aufweise und somit bspw. in ihren Hobbies, ihren beruflichen Interessen und Werten ähnliche Vorstellungen aufweisen. Zur Verfeinerung des Matching-Algorithmus können Nutzer ihrem Nutzerkonto zusätzliche personenbezogene Daten hinzufügen, etwa einen Freitext über die eigene Person. Die Matching-relevanten Daten werden ausschließlich zur Verbindung der Nutzer anhand des Matching-Algorithmus verwendet.

3. Verwendung personenbezogener Daten für sonstige Zwecke

3.1. Nutzung zu technischen Support Zwecken
Während des Mentorings werden zusätzliche Informationen zum Zweck des technischen Supports erhoben. Dies umfasst die folgenden Angaben:

Betriebssystem
Verwendeter Browser einschl. Version
Zeitzone zum Login Zeitpunkt
Uhrzeit und Datum des Logins
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.2. Kontakt- und Supportformular
Wenn Nutzer per Kontaktformular Anfragen an Volunteer Vision richten, werden die Angaben aus dem Kontaktformular (inklusive dort angegebener Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer) ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert und verarbeitet. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten werden gelöscht, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder die Verarbeitung eingeschränkt, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

3.3. Verbesserung der Online-Dienstleistungen
Volunteer Vision verwendet bestimmte Nutzungsdaten (etwa die durchschnittliche Verweildauer je User/Session oder die Anzahl absolvierter Sessions sowie zu Evaluationszwecken erhobene Nutzer-Feedbacks) zur Verbesserung der Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision, insbesondere im Hinblick auf deren Gestaltung sowie deren Art, Form und Umfang.

3.4. Nutzung zu Marketingzwecken
Volunteer Vision nutzt personenbezogene Daten für Marketingzwecke, z.B. zur Versendung von E-Mails mit allgemeinen Informationen zu Produkten und Dienstleistungen von Volunteer Vision (Newsletter). Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 (1) f DSGVO, das berechtigte Interesse an Direktwerbung.

3.5. Nutzung zu Forschungszwecken
Volunteer Vision analysiert erhobene Daten zu Zwecken wissenschaftlicher Forschung, insbesondere zur Bewertung von Schlüsselkennzahlen (sog. „Key Performance Indicators – KPIs“) und gesellschaftlichen Auswirkungen. Die Nutzung zu Forschungszwecken wird nur im Rahmen gesetzlicher Vorgaben, soweit möglich anhand anonymisierter, oder auf Grundlage der Einwilligung des Nutzers durchgeführt.

3.6. Evaluation
Volunteer Vision führt nach Abschluss an dem Mentoring Programm eine Evaluation mit den Nutzern durch. Die Teilnahme an der Evaluation ist freiwillig. Dazu erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Link zu dem Evaluationstool. Bei einer Teilnahme wird die IP-Adresse des Nutzers und möglicherweise weitere personenbezogene Daten, die der Nutzer freiwillig in seinen Antworten preisgibt verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 (1) a DSGVO, die Einwilligung des Nutzers. Eine Zusammenführung der Daten des Nutzers auf der Mentoring-Plattform und den Daten aus der Evaluation findet nicht statt.

4. Plugins und Dienste externer Anbieter

In die Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision sind die nachfolgend aufgeführten Plugins und Dienste externer Anbieter eingebunden:
4.1 Youtube
Innerhalb der Mentoring-Plattform, eingebettet in die digitalen Lerneinheiten, setzt Volunteer Vision YouTube Videos ein. Hierbei handelt es sich um ein Videoportal der YouTube LLC., 901 Cherry Ave., 94066 San Bruno, CA, USA, nachfolgend nur „YouTube“ genannt.
YouTube ist ein Tochterunternehmen der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin, D04 E5W5, Ireland, , nachfolgend nur „Google“ genannt. Durch die Zertifizierung nach dem EU- US-Datenschutzschild („EU-US Privacy Shield“) https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active garantiert Google und damit auch das Tochterunternehmen YouTube, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden.
Volunteer Vision nutzt YouTube mit der Funktion „Erweiterter Datenschutzmodus“, um den Nutzern Videos anzeigen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Qualitätsverbesserung der Lerninhalte. Die Funktion „Erweiterter Datenschutzmodus“ bewirkt laut Angaben von YouTube, dass die nachfolgend noch näher bezeichneten Daten nur dann an den Server von YouTube übermittelt werden, wenn Nutzer ein Video auch tatsächlich starten.
Diese Verbindung ist erforderlich, um das jeweilige Video der Mentoring-Plattform über den Internet-Browser der Nutzer darstellen zu können. Im Zuge dessen wird YouTube zumindest die IP- Adresse, das Datum nebst Uhrzeit sowie die von den Nutzern besuchte Internetseite erfassen und verarbeiten. Zudem wird eine Verbindung zu dem Werbenetzwerk „DoubleClick“ von Google hergestellt.
Sollten Nutzern gleichzeitig bei YouTube eingeloggt sein, weist YouTube die Verbindungsinformationen des YouTube-Kontos der Nutzer zu. Wenn Nutzer dies verhindern möchten, müssen sie sich entweder vor dem Besuch der Mentoring-Plattform bei YouTube ausloggen oder die entsprechenden Einstellungen in ihrem YouTube-Benutzerkonto vornehmen.
Weitergehende Informationen über die Erhebung und Nutzung von Daten sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Schutzmöglichkeiten hält Google in den unter https://policies.google.com/privacy

4.2 Weitere Dienste

Die folgenden weiteren Dienste sind in die Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision eingebunden:

Google-Fonts
(http://www.google.de/intl/de/policies/privacy)
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin, D04 E5W5, Ireland
Video-Konferenz und Textnachrichten von Twilio (https://www.twilio.com/legal/privacy?lang=de_DE)
Video-Konferenz von Tokbox (https://tokbox.com/support/privacy-policy)
Audiodateien von Amazon Web Services (S3) (https://aws.amazon.com/compliance/data-privacy-faq/?nc1=h_ls)

5. Cookies

5.1 Verwendung von Cookies
Volunteer Vision verwendet Cookies, um Nutzer während ihres Besuchs erkennen zu können und um technische Daten für das korrekte Funktionieren der Online-Dienstleistungen auf dem Computer des Nutzers zu speichern. Ein „Cookie“ ist eine Textdatei, die auf dem Computer des Nutzers gespeichert wird und eine Analyse der Nutzung ermöglicht. Die von Volunteer Vision verwendeten sog. Session Cookies speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen des Nutzer-Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann der Rechner des Nutzers wiedererkannt werden, wenn er auf die Website zurückkehrt. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn der Nutzer sich ausloggt oder den Browser schließt.

5.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den von Volunteer Vision verwendeten Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Verbesserung der Webseite.

5.3 Löschung der Daten
Die von uns verwendeten Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn der Nutzer den Browser schließt.

5.4 Ausschluss der Verwendung von Cookies
Wird eine Verwendung von Cookies nicht gewünscht, so kann der Nutzer deren Verwendung in seinem Browser sperren. Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass dann bestimmte Bereiche der Online-Dienstleistungen nicht oder nicht ordnungsgemäß genutzt werden können.

5.5 Erforderlichkeit der Cookies
Volunteer Vision setzt Cookies ein, um den Nutzer für Folgebesuche identifizieren zu können, falls der Nutzer über einen Account bei Volunteer Vision verfügt. Andernfalls müsste der Nutzer sich für jeden Besuch erneut einloggen.

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

6.1 Weitergabe von personenbezogenen Daten an Mentoring-Partner
Die Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision dienen im Wesentlichen der Kontaktaufnahme zwischen einzelnen Nutzern zur Durchführung von Mentorings. Folgende Mentee-Daten werden hierbei an den Mentor übermittelt: Name, E-Mail, Telefonnummer und Foto. Folgende Mentor- Daten werden hierbei dem Mentee übermittelt: Name und Foto.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.2 Weitergabe von personenbezogenen Mentee-Daten an zugehörige Sozialorganisationen
Ferner übermittelt Volunteer Vision folgende Daten zum Zweck der umfassenden Betreuung von Mentees an kooperierende Sozialorganisationen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Her- kunftsland, Sprachkenntnisse, sowie Nutzungsdaten (etwa die durchschnittliche Verweildauer je User/Session, die Anzahl absolvierter Sessions, oder die Session-Termine) und zu Evaluationszwecken erhobene Nutzer-Feedbacks.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6.3 Weitergabe von personenbezogenen Mentor-Daten an die zugehörigen Arbeitgeber
Ferner übermittelt Volunteer Vision folgende Daten zum Zweck der umfassenden Betreuung von Mentoren an deren Arbeitgeber: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Herkunftsland, Sprachkenntnisse, sowie Nutzungsdaten (etwa die durchschnittliche Verweildauer je User/Session, die Anzahl absolvierter Sessions, oder die Session-Termine) und zu Evaluationszwecken erhobene Nutzer-Feedbacks.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6.4 Weitergabe von personenbezogenen Daten an externe Dienstleister
Volunteer Vision setzt Dienstleister zur Bereitstellung der Webseite ein. Volunteer Vision übermittelt hierfür personenbezogene Daten an diese Dienstleister. Soweit Dritte personenbezogene Daten im Auftrag von Volunteer Vision verarbeiten oder nutzen, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage schriftlicher Auftragsdatenverarbeitungsverträge. Diese Unternehmen sind von Volunteer Vision vertraglich verpflichtet, die gleiche Sorgfalt beim Umgang mit personenbezogenen Daten walten zu lassen wie Volunteer Vision selbst. Im Übrigen gibt Volunteer Vision personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, der Nutzer hat seine Einwilligung erteilt, die Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben oder ohne Einwilligung gesetzlich zulässig. Übermittlungen von Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Datenspeicherung und -löschung

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert und verarbeitet, wie dies für die hierin genannten Zwecke, insbesondere die Nutzung der Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision, erforderlich ist oder Volunteer Vision gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist.

8. Systemcheck-Daten

Volunteer Vision bietet auf der eigenen Website sowie im Nutzungsbereich der Mentoring-Plattform einen Systemcheck an. Der Systemcheck erlaubt es den Nutzern zu prüfen, ob ihre IT-Infra- struktur (Computer / Laptop / Tablet, Mikrophon, Headset, Internetgeschwindigkeit) für eine Teilnahme am Volunteer Vision Programm ausreichend ist. Hier erhebt und speichert Volunteer Vision automatisch Daten über das vom Nutzer verwendete System, die der Browser des Nutzers bei Nutzung der Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision übermittelt. Dies sind:

IP-Adresse des Nutzers
Betriebssystem
Browsertyp/Browserversion
URL, über die der Nutzer weitergeleitet wurde
Uhrzeit der Nutzung
Ggf. anfallende Fehlermeldungen
Sofern der Nutzer seine Einwilligung erteilt hat, verwendet Volunteer Vision diese Daten, um zu überprüfen, ob das System des Nutzers sämtliche Funktionen, die für die ordnungsgemäße Nutzung der Online-Dienstleistungen von Volunteer Vision notwendig sind, ausführen kann. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Daten aus anderen Quellen erfolgt nicht.

9. Einwilligungen, Widerruf, Auskunft und Berichtigung

9.1 Einwilligungen und Widerruf
Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann im Profil auf der Plattform oder schriftlich per E-Mail erfolgen.
9.2 Auskunft
Nutzer haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über ihre bei Volunteer Vision gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
9.3 Berichtigung
Sollten Informationen unrichtig gespeichert sein, wird Volunteer Vision diese auf Anforderung des betroffenen Nutzers unverzüglich berichtigen.

10. Sonstige Rechte

a. Recht auf Widerspruch
Der Nutzer kann gemäß Art. 21 DSGVO der Datenverarbeitung widersprechen. Volunteer Vision stellt die Verarbeitung der Daten daraufhin ein. Etwas anderes gilt, wenn Volunteer Vision zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen kann, welche die Rechte des Nutzers überwiegen.
b. Recht auf Datenübertragbarkeit
Auf Anfrage stellt Volunteer Vision dem Nutzer die durch ihn übermittelten personenbezogenen Daten mittels gängigem maschinenlesbaren Format bereit, Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
c. Widerruf
Wenn der Nutzer eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt hat, kann er diese Volunteer Vision gegenüber jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, Volunteer Vision gegenüber erteilt worden sind.
d. Beschwerde
Der Nutzer hat zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch Volunteer Vision zu beschweren.

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Volunteer Vision behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern. Volunteer Vision empfiehlt Nutzern daher, regelmäßig zu prüfen, ob eine aktualisierte Version vorliegt.

12. Beauftragter für den Datenschutz

Auskunftswünsche, Fragen, Beschwerden oder Anregungen richten Nutzer bitte an folgende Adresse:

 Prof. Dr. Heiko Maniero
 DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz GmbH Robert-Bosch-Straße 11
 85221 Dachau
 Deutschland

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